DATENSCHUTZERKLÄRUNG VON SOPHIS EDUCATION GMBH
(Ausgabe September 2021)


Sophis Education GmbH (nachfolgend auch „Sophis“ oder „wir“ / „uns“ ist ein Unternehmen mit Sitz in Amriswil TG, welches sich zum Ziel gesetzt hat, Lehrpersonen (nachfolgend auch „du“) und Schulen (nachfolgend auch „du“ oder „dir“) zusammenzubringen. Schulen und Lehrpersonen können sich auf der Stellenplattform sophis.ch (nachfolgend „Webseite“) registrieren und anschliessend Stellen ausschreiben oder sich auf Stellen bewerben. Zusätzlich kann Sophis auch über eine Web-Applikation sowohl von Schulen als auch von Lehrpersonen genutzt werden (nachfolgend „App“).

Sophis ist kein Personalverleihunternehmen, da keine Lehrperson direkt bei Sophis angestellt ist.

Studierende der pädagogischen Hochschule dürfen nach Abschluss des Basisstudium / der Zwischenprüfungen die Plattform ebenfalls nutzen. In der nachfolgenden Datenschutzerklärung inkludiert die Bezeichnung Lehrperson auch alle Aspekte von Studierenden von pädagogischen Hochschulen. Bestehen für die Studierenden abweichende Bestimmungen werden diese separat ausgewiesen.

Mit der Nutzung und dem Zugriff auf die Webseite oder die App (nachfolgend „Anwendung“) erklärt der Nutzer oder die Nutzerin sich mit der aktuellen Fassung der Datenschutzbestimmung einverstanden, welche sich zum Zeitpunkt der Nutzung oder des Zugriffs auf der Anwendung befindet. Neben diesen Datenschutzbestimmung findet auch das geltende Datenschutzrecht der Schweiz seine Anwendung.

 

  1. Welche Daten kann Sophis von Lehrpersonen und Schulen erheben?

Bei der Nutzung der Anwendung werden wir verschiedene personenbezogene Daten von Lehrpersonen und Schulen verarbeiten. Hierfür erheben wir die entsprechenden Daten grundsätzlich direkt von den Lehrpersonen oder Schulen (z.B. durch die Registrierung). Wir behalten uns vor die Daten von Lehrpersonen und Schulen mit anderen Quellen wie öffentlichen Registern, Internet etc. abzugleichen.

 

  • Erfassung und Verarbeitung von vertraulichen personenbezogenen Daten
    Wir können von Schulen und Lehrpersonen ein Profilbild erfassen und verarbeiten. Der Upload eines solchen Bildes ist sowohl für Schulen als auch für Lehrpersonen freiwillig.

 

  • Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
    Wir erfassen bei der Registrierung die folgenden personenbezogenen Daten, damit wir unsere Dienstleistungen den Schulen und Lehrpersonen anbieten können.

    Kontaktdaten von Lehrpersonen: Wir erfassen unteranderem Kontaktdaten wie Vorname, Name, Adresse, Mailadresse, Telefonnummer, Geburtstag etc.

    Kontaktdaten von Schulen: Wir erfassen unteranderem Kontaktdaten wie Name, Adresse, Mailadresse, Telefonnummer etc. der Schule. Zudem erfassen wir die Kontaktdaten vom offiziellen Vertretenden einer Schule. Offizielle Vertretende sind Schulleitungen oder zuständige Mitarbeitende von kantonaler oder kommunaler Behörde.

    Daten zur Ausbildung von Lehrpersonen: Wir erfassen unteranderem Daten wie Angaben zum Lebenslauf, Lehrdiplom oder Nachweis Basisstudium, Arbeitszeugnisse (sofern hochgeladen) etc.

    Im Zusammenhang mit den personenbezogen Daten können wir auch Daten über das Kontaktformular, über Umfragen, oder über Weiterempfehlungsprogramme erfassen. Im Kontaktformular erfassen die Schulen und Lehrpersonen ihre Daten, wenn sie mit einem Anliegen an uns gelangen wollen. Die Teilnahme an Umfragen oder Weiterempfehlungsprogrammen ist freiwillig.

 

  • Verwendung von Cookies
    Cookies sind kleine Textdateien, welche auf deinem Browser gespeichert werden und ermöglichen uns das Aufzeichnen von Daten. Wir verwenden ebenfalls solche Cookies. Wir verwenden Cookies von Drittparteien und eigene Cookies. Die Cookies sammeln die Daten anonym, es sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich, ausser du füllst ein Formular auf unserer Webseite oder App aus , abonnierst E-Mail Benachrichtigungen oder nimmst sonstige Leistungen von unserer Anwendung in Anspruch.

  • Ablehnung von Cookies
    Du kannst die Speicherung von Cookies auch ablehnen, indem du die entsprechende Einstellung in deinem Browser aktivierst. Dies kann jedoch dazu führen, dass du nicht auf alle Funktionen oder Teilbereiche der Anwendung zugreifen kannst.

 

  • Cookies von Dritten
    Die Anwendung von Sophis kann Links zu Webseiten Dritter enthalten (z.B. Webseite einer Schule). Bitte beachte, dass diese Webseiten eigene Datenschutz- und Cookieleitlinien haben. Wir übernehmen für die Leitlinien von Dritten keine Haftung.

    Unsere Anwendung enthält Karten von Google und Links zu sozialen Medien wie Facebook, Instagram oder Linkedin. Wir bieten diese Funktionen an, weil sie für dich einen spezifischen Nutzen haben. So helfen dir beispielsweise die Karten von Google, dass du schnell und unkompliziert Lehrpersonen oder Schulen suchen kannst. Dadurch ist es jedoch möglich, dass diese Drittparteien zusätzliche Cookies auf deinem Browser ablegen, welche nicht in unserer Kontrolle sind. Deshalb empfehlen wir, die Datenschutzrichtlinien dieser Parteien durchzulesen. Dort findest du Information über deren Cookies und kannst sie auch entsprechend verwalten.

 

  • Indirekte Datenbeschaffung
    Sophis behält sich vor, die eingegebenen Daten von Lehrpersonen und Schulen mithilfe von öffentlich zugänglichen Quellen zu plausibilisieren und gegebenenfalls anzupassen. So können wir zum Beispiel überprüfen, ob die Anzahl registrierter Lehrpersonen mit den Informationen auf der zugehörigen Schulwebseite übereinstimmt.

 

  1. Warum verarbeitet Sophis die erhobenen personenbezogenen Daten?

Wir werden die erhobenen personenbezogen Daten aus verschiedenen Gründen verarbeiten. Die Nutzung dieser Verarbeitung muss jedoch begründet und nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DGB) zulässig sein.

Nachfolgend sind die wesentlichen Gründe aufgeführt, aus welchen wir personenbezogene Daten von Lehrpersonen und Schulen bearbeiten:

 

  1. Vertragserfüllung: Die Daten von Lehrpersonen und Schulen sind für uns nötig, um mit Lehrpersonen und Schulen einen Vertrag abzuschliessen oder diesen zu erfüllen.
  2. Rechtliche Verpflichtung: Wir müssen die Daten von Lehrpersonen und Schulen nutzen, damit wir unseren gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen wie z.B. Offenlegung gegenüber Behörden, Regulierungsbehörden oder den Aufbewahrungspflichten nachkommen können.
  3. Rechtmässiges Geschäftsinteresse: Wir nutzen die Daten, um unser Angebot für die Lehrpersonen und Schulen zu verbessen und um unseren Vertrag optimal zu erfüllen. Dies machen wir nur dann, wenn die Datenschutzinteressen von Schulen und Lehrpersonen das rechtmässige Geschäftsinteresse nicht überwiegen.

 

  • Marketing

Mit der Registration auf unserer Anwendung stimmen die Lehrpersonen und Schulen zu, dass wir die Daten für interne Werbezwecke nutzen können. (z.B. Benachrichtigungsmail von offenen Stellen). Bei den Profileinstellungen haben sowohl Schulen als auch Lehrpersonen die Möglichkeit diese Benachrichtigungen zu deaktivieren und somit die Zustimmung zu wiederrufen.

 

  1. Wem werden die personenbezogen Daten offengelegt?

Zuerst möchten wir festhalten, dass uns Datenschutz sehr wichtig ist. Wir werden die Daten von Lehrpersonen und Schulen nicht weiterverkaufen oder an Dritte zu Werbezwecken weitergeben. In gewissen Fällen ist es jedoch unerlässlich, dass wir die personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben. Nachfolgend sind die Geschäftsfälle aufgeführt:

 

  • Lehrpersonen

Wir legen den Lehrpersonen die Daten der Schulen offen (Mailadresse Schulleitung, Telefonnummer, Adresse etc.). So sehen die Lehrperson, welche offenen Stellen sich bei den jeweiligen Schulen befinden und wie man die Schule kontaktieren kann. Für Lehrpersonen sind keine Kontaktdaten von anderen Lehrpersonen ersichtlich.

 

  • Schulen

Wir legen den Schulen gewisse Daten der Lehrpersonen offen (Persönliche Beschreibung, Lebensläufe, Qualifikationen etc..) offen. So sehen die Schulen, welche Lehrpersonen für einen Einsatz möglicherweise verfügbar wären. Sobald sich eine Lehrperson auf eine Stelle bei einer Schule bewirbt, sind für die Schule auch persönliche Angaben wie Telefonnummer, Postadresse und Mailadresse ersichtlich. Für Schulen sind keine Kontaktdaten von anderen Schulen ersichtlich.

 

  • Datenspeicherung / Hosting und CMS-System via Dritte

Wir geben unseren Hosting- und CMS-Systemanbieter die Daten von Lehrpersonen und Schulen weiter. Wir sind auf die Leistungen dieser Dritten angewiesen, damit wir unsere vertraglichen Leistungen gegenüber Schulen und Lehrpersonen anbieten können.

 

  • Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden

Wir können von Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden in Zusammenhang mit Untersuchungen oder Verfahren verpflichtet werden, personenbezogene Daten von Schulen oder Lehrpersonen offenzulegen.

 

  1. Wo werden die personenbezogen Daten gespeichert?

Wir speichern unsere Daten ausschliesslich in Schweiz, da sich alle gehosteten Server in der Schweiz befinden.

 

  1. Wie funktioniert die automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir können Algorithmen zur automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen. Dadurch können den Lehrpersonen passende Stellen angeboten werden oder den Schulen passende Lehrpersonen angezeigt werden. Mögliche Parameter für die Anzeige sind Distanz zwischen Lehrperson und Schule sowie die Übereinstimmung von verfügbaren Tagen, Klasse oder Fächer. Sowohl Lehrpersonen als auch Schulen können in den Entscheidungsmechanismus eingreifen. Durch das Anwenden von Filterfunktionen kann der Algorithmus manuell verändert werden.

 

  1. Wie lange werden wir die Daten aufbewahren?

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, oder in Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen oder vertraglichen Vereinbarungen benötigt werden.

 

  1. Welche Massnahmen werden zur Datensicherheit getroffen?

Die Sicherheit der Personendaten von Lehrpersonen und Schulen ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir haben strenge Sicherheitsvorschriften, damit wir die Daten vor unberechtigten Zugriffen schützen können. Zudem ergreifen wir wirtschaftlich vertretbare Massnahmen, um die personenbezogenen Daten von Lehrpersonen und Schulen bezogen auf die Anforderungen des Datenschutzgesetzes zu schützen.

Wir empfehlen Lehrpersonen und Schulen die Passwörter an einem sicheren Ort aufzubewahren, regelmässig zu aktualisieren und niemandem offenzulegen.

 

Jedoch gilt es festzuhalten, dass die Übermittlung von Daten durch das Internet nie vollkommen sicher ist. Es kann nicht garantiert werden, dass die personenbezogenen Daten, welche von den Lehrpersonen und Schulen in der Anwendung eingegeben werden, vor Angriffen geschützt sind. Wir halten fest, dass die Benützung der Anwendung auf eigenes Risiko erfolgt.

 

  1. Welches sind deine Rechte im Zusammenhang mit dem Datenschutz von personenbezogenen Daten?

Nachfolgend zeigen wir dir auf, welche Rechte du im Zusammenhang mit deinen Daten hast, welche du auf der Webseite oder der App angegeben hast.

 

  • Auskunfts- und Zugangsrecht

Lehrpersonen und Schulen können, sofern sie einen aktiven Account haben, auf ihre Profildaten zugreifen und diese ändern. Sie haben zudem das Recht eine Bestätigung zu verlangen, ob und wie wir ihre Personendaten verarbeiten. Eine erste Bestätigung bezüglich der personenbezogen Daten ist kostenlos, für weitere Anfragen können wir eine Verarbeitungsgebühr in Rechnung stellen. Unverhältnismässige und klar unbegründete Anfragen können auch abgelehnt werden.

 

  • Recht auf Berichtigung von richtigen oder unvollständigen Daten.

Unrichtige oder unvollständige Daten können von den Schulen oder den Lehrpersonen jederzeit in den Profilangaben berechtigt werden. Wir behalten uns vor die Daten mit Hilfe von öffentlich zugänglichen Quellen zu plausibilisieren und gegebenenfalls anzupassen.

 

  • Recht auf Löschung

In bestimmten Situation haben Schulen und Lehrpersonen das Recht die Löschung all ihrer personenbezogener Daten anzufordern. Dies ist dann der Fall, wenn die Schulen oder Lehrpersonen ausdrückliche Zustimmung zu einer Verarbeitung gegeben haben (z.B. Versand von Benachrichtigungsmail zu offenen Stellen). Es gilt zu beachten, dass wir nach einem angenommen Einsatz gesetzlich dazu verpflichtet sind, alle Daten, die mit einem Einsatz zu tun haben sowie die dazugehörigen personenbezogen Daten von Lehrpersonen und Schulen während 5 Jahren aufzubewahren haben.

Falls uns Schulen und Lehrpersonen beauftragen, ihre personenbezogenen Daten zu löschen, kann es dazu führen, dass die Anwendung unter Umständen nicht mehr genutzt werden kann.

 

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Recht auf Widerspruch

In gewissen Fällen haben Lehrpersonen und Schulen bezüglich ihrer personenbezogenen Daten das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu erlangen. Zusätzlich gibt Situationen, wo uns Lehrpersonen und Schulen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen können.

 

  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit

Schulen und Lehrpersonen haben das Recht einen schriftlichen Auszug über ihre Personendaten zu verlangen, welche sie uns bereitgestellt haben. Sie haben das Recht ihre personenbezogen Daten, sofern technisch möglich, unter gewissen Umständen einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Alle Daten sind für Schulen und Lehrpersonen unter den Profildaten abrufbar.

 

  • Das Recht, die Zustimmung zu widerrufen

Für gewisse Funktionen unserer Anwendung holen wir die Zustimmung von Lehrpersonen und Schulen ein (z.B. Erhalt von Benachrichtigungsmail zu offenen Stellen) (vgl. Kapitel 2.1 Marketing). Diese Zustimmung kann von den Lehrpersonen und Schulen jederzeit wiederrufen werden.

 

 

  • Das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sind Lehrpersonen oder Schulen mit der Verarbeitung der personenbezogene Daten durch uns nicht einverstanden, können sie eine Beschwerde beim Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten einreichen.

Wir bieten jedoch Lehrpersonen und Schulen an, vorgängig über hello@sophis.ch mit uns Kontakt aufzunehmen. So können wir gemeinsam nach einer zielführenden Lösung suchen.

 

  1. Kontaktangaben

Alle Fragen, Anmerkungen und Anfragen bezüglich diesen Datenschutzbestimmung dürfen an uns gerichtet werden.

 

Adresse:

Sophis Education GmbH

Kreuzlingerstrasse 21d

c/o Marc Bössow

8580 Amriswil

hello@sophis.ch

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